Come legalizzare un documento

Articolo approfondimento del di

Legalizzazione atti stranieri

Tutti i documenti giuridici redatti o stipulati all'estero per avere valore giuridico in Italia necessitano della c.d. legalizzazione. Sicuramente un avvocato saprà indicarvi modalità e procedure e potrà assistervi in questo a volte macchinoso percorso non scevro da possibili “intoppi” burocratici.

Moltissimi sono i casi in cui si rende necessario rendere valido in Italia un certificato, un atto, una sentenza, un accordo, un contratto stipulato all'estero al fine di renderlo valido e operante anche nel nostro ordinamento. Così ad esempio tutti coloro che sono immigrati in Italia da paesi esteri non possono accedere all'autocertificazione riguardo a nascita, stato libero e altri dati anagrafici e devono necessariamente legalizzare in Italia i documenti del loro Stato d'origine. Lo stesso vale per i cittadini italiani che intendano far valere in Italia contratti o altri atti giuridici che li vedano parti in causa e che sono stati conclusi e stipulati all'estero.

L'autocertificazione, infatti, è ammessa in Italia in virtù della legge che l'ha introdotta nel 1968 tuttavia a seguito del DPR 394 del 1999 tale facoltà per gli stranieri è stata limitata a quanto già noto agli uffici italiani. Vale a dire che io potrei, ad esempio, autocertificare la mia residenza senza richiedere il certificato all'ufficio preposto, ma posso farlo solo in virtù del fatto che ciò che autocertifico è esattamente corrispondente a quanto lo stesso ufficio attesterebbe. Le situazioni nuove o mai registrate in Italia non possono essere autocertificate.
Quindi uno straniero che non abbia legalizzato il suo certificato di matrimonio in Italia non potrà autocertificare, ma dopo averlo regolarmente proceduto alla legalizzazione, se dovesse averne bisogno potrà farlo.

In cosa consiste la legalizzazione?

Il documento straniero deve essere tradotto da un interprete tra quelli accreditati dal Consolato Italiano all'estero selezionati per professionalità e competenza;
Il documento tradotto deve essere esaminato dall'Autorità Consolare Italiana al fine di verificare che lo stesso sia stato redatto secondo le leggi dello Stato originarioe che provenga da un Ufficio idoneo deputato al rilascio dello stesso;

Naturalmente è necessario il controllo di corrispondenza dell'atto alle normative del paese di origine. Ammettiamo che in un paese estero x sia vietato un certo tipo di contratto e che lo straniero riesca ad ottenere senza controllo alcuno la legalizzazione in Italia del contratto in oggetto. Si avrebbe l'absurdum giuridico per cui sarebbe legalizzato in Italia un documento che nello Stato d'origine è contra legem.
L'organo che meglio può effettuare tale controllo prima di legalizzare è proprio il Consolato Italiano all'Estero che ha conoscenza delle leggi locali.

Dove può essere richiesta la legalizzazione?

La legalizzazione di un documento può essere chiesta:
- presso il consolato italiano presente sul territorio dello stato estero;
- presso il consolato del paese straniero in Italia
Questa seconda opzione in realtà non è praticissima, perché in ogni caso il documento proviene dallo stato originario e dunque necessita comunque del controllo di cui sopra abbiamo parlato.

Si occupano della legalizzazione, con riparto di competenze a seconda della natura degli atti anche la

  • Procura della Repubblica: per gli atti provenienti da notai, cancellieri e ufficiali giudiziari;
  • Ufficio Scolastico Regionale: per la legalizzazione dei titoli di studio;
  • Prefettura: su delega del Ministero degli Affari Esteri per rendere validi all'estero atti stipulati in Italia e viceversa.

Convenzione dell'Aia e apostille

La Convenzione dell'Aia del 1961 per l'Abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri ha previsto una procedura semplificata per i cittadini di determinati stati.
Gli Stati che ad oggi rientrano nell'agevolazione della Convenzione sono:

Antigua e Barbuda
Argentina
Armenia
Australia
Bahamas
Barbados
Belize
Bielorussia
Bosnia Erzegovina
Botswana
Brunei
Cipro
Croazia
El Salvador
Federazione Russa
Figi
Giappone
Israele
Jugoslavia
Lesotho
Lettonia
Liberia
Lituania
Macedonia
Malati
Malta
Mauritius
Messico
Niue
Panama
Repubblica Ceca
Romania
San Christopher e Nevis
San Marino
Seychelles
Slovenia
Stati Uniti D'America
Sud Africa
Suriname
Svizzera
Swaziland
Tonga
Turchia
Ucraina
Ungheria
Venezuela

Se dovete legalizzare un documento proveniente da questi Stati sarà sufficiente far apporre sul documento la c.d. apostille dai funzionari dello Stato originario la quale sostituisce la procedura di legalizzazione. Sarà quindi sufficiente recarsi presso il proprio consolato e chiedere che sul documento venga apposta tale postilla, sempre previa traduzione in lingua italiana ovviamente. Non ci sarà bisogno di altro.
Altre convenzioni sono state poi stipulate per snellire la procedura o addirittura per escluderla.
Così la Convenzione Europea di Londra, ratificata nel 1968, che prevede che non sia necessaria la legalizzazione dei documenti che provengano dalle Ambasciate e dai Consolati di: Austria, Germania, Francia, Liechtenstein, Lussemburgo, Norvegia, Svezia, Olanda, Polonia, Irlanda, Grecia, Cipro, Portogallo, Spagna, Cecoslovacchia, Moldova, Gran Bretagna, Romania, Spagna, Svizzera, Turchia.
La Convenzione di Budapest del 1977 ha inserito in questo elenco anche i documenti provenienti dall'Ungheria.

Quali documenti possono essere semplicemente apostillati?

La Convenzione si riferisce a tutti i documenti che provengano da un funzionario dello Stato d'origine o di una Pubblica Autorità. In linea di massima è applicabile a tutti gli atti che riguardano lo status delle persone, non invece agli atti commerciali e atti doganali.

Rivolgendovi ad un avvocato potrete avere indicazioni precise o delegarlo al compimento di tutte le formalità richieste dalla legge.

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